Tahap mana yang seharusnya menjadi titik pembukaan proses pembentukan kebijakan?

Bayangkan sebuah situasi di mana pemerintah daerah mendengarkan pendapat warga. Kebanyakan orang akan pertama kali memikirkan prosedur pengumpulan pendapat, yaitu komentar publik. Pada kenyataannya, praktik “mendengarkan pendapat” sebelumnya sebagian besar dibangun dengan asumsi adanya komentar publik. Dan saya rasa banyak orang, baik di dalam maupun di luar administrasi, sudah merasakan bahwa proses komentar publik ini telah menjadi formalitas. Dalam artikel ini, setelah menata struktur formalitas tersebut, saya ingin mempertimbangkan pentingnya membuka proses pembentukan kebijakan sejak tahap yang lebih awal, dengan menggunakan dua praktik di Kota Toyooka sebagai bahan.

1. Mengapa komentar publik “sulit untuk disampaikan”?

Masalah “komentar publik yang menjadi formalitas” yang sering disebutkan dalam wacana publik biasanya dijelaskan dari sudut fenomena seperti “sedikitnya pendapat yang terkumpul” atau “pendapat yang muncul cenderung serupa”. Namun, saya menyadari bahwa “kesulitan penyampaian” yang berasal dari desain sistem itu sendiri belum banyak dibahas secara langsung.

Pertama, dalam komentar publik Anda tidak dapat melihat pendapat orang lain. Anda tidak memiliki petunjuk tentang bagaimana pandangan Anda tumpang tindih atau berbeda dengan pendapat orang lain, sehingga Anda hanya melemparkan pendapat satu arah ke arah administrasi. Karena pendapat tidak pernah bertemu, tidak ada diskusi yang dapat muncul.

Responsnya juga lambat. Biasanya memerlukan beberapa bulan sejak pengajuan hingga “ringkasan pendapat dan sikap kota” dipublikasikan. Pada saat Anda mengetahui bagaimana pendapat Anda diterima, biasanya minat Anda sudah berkurang.

Ada juga masalah pada cara penyajian materi. Tidak jarang dokumen PDF rencana draft langsung ditempelkan sebagai target pengumpulan pendapat. Hal ini secara implisit meminta warga untuk membaca puluhan halaman rencana, mengekstrak isu‑isu secara mandiri, lalu menyusun komentar mereka. Sulit dibaca, sehingga “sulit untuk disampaikan”.

Selain itu, sebenarnya ada banyak pemerintah daerah yang aturan komentar publiknya belum cukup dikembangkan, atau proyek yang sedang berjalan tidak dapat ditampilkan dalam daftar di situs web. Mencapai titik masuk sistem itu sendiri tidaklah mudah.

2. Masalah yang lebih serius adalah “waktu”

Bahkan jika kemudahan pengiriman ditingkatkan, hal itu saja tidak cukup. Masalah yang lebih mendalam adalah waktu pelaksanaan komentar publik.

Sebagian besar komentar publik dilaksanakan pada akhir tahun anggaran. Pada saat itu, biasanya draft rencana sudah selesai disesuaikan secara internal, telah dibahas dengan departemen keuangan, dan prosedur penjelasan kepada ketua dan wakil ketua dewan sudah selesai. Rancangan tersebut sudah ditetapkan secara internal oleh organisasi.

Bagaimana jika warga mengirimkan pendapat yang memerlukan revisi pada tahap ini? Hal itu akan memerlukan penyesuaian internal kembali, konsultasi ulang dengan departemen terkait, dan dalam beberapa kasus penjelasan ulang kepada dewan. Dalam jadwal menjelang akhir tahun anggaran, hampir tidak ada ruang luang untuk menampung biaya penyesuaian tersebut. Bukan karena administrasi tidak ingin mendengarkan; struktur membuatnya mendengarkan pada waktu di mana tidak ada kemungkinan untuk mengintegrasikan masukan.

Karena itu, komentar publik yang menjadi formalitas kosong, sebelum dipandang sebagai akibat sikap apatis warga, merupakan akibat pengaturan kelembagaan yang tidak mendengarkan ketika masukan masih dapat diterapkan. Tanpa membenahi hal ini, upaya meningkatkan partisipasi melalui publikasi yang lebih kuat atau perbaikan format tidak akan menyentuh inti persoalan.

[Gambar 1 Isu struktural yang melekat pada pendekatan tradisional pengumpulan pendapat yang berpusat pada komentar publik]

3. Membuka proses sejak tahap awal

Lalu, apa yang harus dilakukan? Apa yang kami anggap penting secara konsisten adalah membuka proses pembentukan kebijakan sejak tahap awal. Alih-alih meminta pendapat setelah draft sudah tetap, bagikan kepada warga “pertanyaan” yang sedang dipertimbangkan. Publikasikan informasi yang akan menjadi bahan deliberasi. Tingkatkan inklusivitas dan transparansi proses penciptaan kebijakan sejak tahap awal.

Jika dibuka lebih awal, masih ada ruang untuk mengintegrasikan suara yang terkumpul. Ketiadaan tanggapan substantif—“kami mendengarkan, tetapi tidak dapat menerapkannya”— secara diam‑diam menumbuhkan ketidakpercayaan pada partisipasi. Mendengarkan ketika masih ada ruang untuk integrasi dapat disebut sebagai kondisi minimum agar pengalaman partisipasi menjadi bermakna.

Ada juga manfaat bagi administrasi. Jika pejabat menemui suara warga pada tahap awal deliberasi, mereka dapat memahami isu‑isu dan kontra‑argumen apa yang mungkin muncul sebelum harus menjelaskan kebijakan tersebut kepada unit internal atau dewan. Pengumpulan pendapat pada tahap awal seharusnya diposisikan kembali bukan sebagai “beban tambahan”, melainkan sebagai investasi yang mengurangi pekerjaan ulang dan biaya koordinasi pada tahap selanjutnya.

Di balik prinsip ini terdapat perubahan struktural yang lebih besar. Seperti yang saya sebutkan dalam esai sebelumnya “Kapan Pemerintah Daerah Berhenti Menjadi “Pengelola Jawaban”?”, sumber daya administratif tidak berkembang di tengah penurunan populasi; justru harus mengecil. Pada saat yang sama, kebutuhan administratif warga semakin beragam, dan tidak lagi realistis mengharapkan setiap inisiatif dapat diterima sejak awal.

Bukan hanya titik masuk kebijakan yang berubah; titik keluar juga semakin beragam. Cara hasil deliberasi masuk ke masyarakat tidak lagi terbatas pada proyek yang dilaksanakan langsung oleh administrasi. Ada proyek kemitraan publik‑swasta, dan ada juga proyek yang diprakarsai oleh warga atau sektor swasta yang didukung oleh administrasi. Pada setiap titik keluar, sumber daya administratif seperti anggaran dan staf diinvestasikan. Semakin banyak aktor dan bentuk kolaborasi yang meningkat, semakin proses menuju keputusan dipertanyakan: kepada siapa dan bagaimana proses itu dibuka? Karena titik keluar semakin beragam, transparansi dan inklusivitas proses menjadi fondasi yang mendukung legitimasi alokasi sumber daya.

Jika demikian, kita harus secara aktif menjangkau pihak‑pihak netral pada suatu tema, serta mereka yang menolak, melakukan dialog, merumuskan apa yang mereka cari, berbagi pemahaman itu, dan mendorong perubahan persepsi bersama. Tanpa aktivitas berkelanjutan ini, solusi konsensus tidak dapat dibangun. Dan itu tidak dapat dicapai melalui prosedur satu kali seperti komentar publik saja. Itulah mengapa membuka proses pembentukan kebijakan sejak tahap awal dan meningkatkan inklusivitas serta transparansinya menjadi penting.

[Gambar 2 Bentuk proses pembentukan kebijakan yang dibuka sejak tahap awal]

4. Dua praktik di Kota Toyooka

Sebagai contoh penerapan pemikiran ini, saya ingin memperkenalkan dua inisiatif yang dilakukan Kota Toyooka pada “Civic Toyooka” (platform pembentukan konsensus partisipasi warga Kota Toyooka yang kami sediakan berbasis Liqlid).

Yang pertama adalah pengumpulan pendapat mengenai pertimbangan pajak akomodasi. Kota Toyooka berada pada tahap mempertimbangkan pengenalan pajak akomodasi sebagai sumber pembiayaan mandiri untuk promosi pariwisata, yaitu sebelum detail sistem ditetapkan dan sebelum ada keputusan apa pun. Kota membuka tema yang sedang dibahas secara internal, menanyakan kepada warga “bagaimana pendapat Anda tentang pengenalan pajak akomodasi di Toyooka?” Setelah mempublikasikan latar belakang dan status terkini sebagai materi, kota secara eksplisit menerima dukungan, penolakan, dan “tidak tahu” sebagai respons yang sah dan mengumpulkan pendapat. Karena belum ada keputusan apa pun, suara yang terkumpul dapat memengaruhi desain sistem itu sendiri. Ini merupakan praktik yang membuka proses sejak tahap awal deliberasi.

Yang kedua adalah Permintaan Pendapat tentang Peninjauan Tarif Air dan Biaya Penggunaan Air Limbah. Di Kota Toyooka, pada akhir Maret tahun ini, Dewan Badan Usaha Publik mengeluarkan rekomendasi bahwa tarif dasar penggunaan air limbah harus ditinjau kembali. Mengenai rekomendasi ini, sebelum mengusulkan perubahan peraturan kepada dewan, kota tersebut menggunakan “fungsi visualisasi dokumen” Liqlid untuk menyusun kembali isi rekomendasi menjadi materi yang sangat mudah dibaca, dan mengumpulkan pendapat publik secara luas melalui Civic Toyooka.
Penyediaan informasi yang memungkinkan pembaca menggulir melalui kesimpulan rekomendasi, alasan peninjauan, tabel tarif lama dan baru, serta proses selanjutnya berbeda dengan praktik umum yang hanya menempelkan PDF rencana.

[Gambar 3: sisi kiri menunjukkan penyediaan informasi di dalam Civic Toyooka, sisi kanan menunjukkan kiriman yang sebenarnya diajukan ke Civic Toyooka]

Saya ingin menggali lebih dalam contoh kedua ini. Karena topiknya adalah kenaikan biaya, jika dilaksanakan sebagai komentar publik konvensional, kemungkinan besar mayoritas pendapat akan menunjukkan penolakan yang kuat. Sebagai catatan, munculnya pendapat yang menolak bukanlah hal yang buruk. Masalahnya adalah hanya pendapat yang kuat yang terlihat, sementara poin-poin beragam lainnya, seperti pertanyaan tentang beban, permintaan efisiensi manajemen, atau keinginan akan penyebaran informasi yang lebih baik, tidak muncul dalam diskusi.

Dalam praktik “Civic Toyooka,” membuat penyediaan informasi lebih mudah dilihat dan menurunkan hambatan untuk mengirimkan kiriman telah menghasilkan posting yang mencakup beragam isu. Hal ini kemungkinan juga menjangkau mayoritas diam yang biasanya tidak mengemukakan pendapat. Menerima berbagai sudut pandang bukan pada tahap akhir tetapi pada pertengahan proses pembuatan kebijakan tidak hanya menambah kedalaman kebijakan, tetapi juga meningkatkan kemungkinan memasukkan suara orang yang memiliki pendapat berbeda dari arah yang ingin ditempuh kota. Proses inilah yang meningkatkan inklusivitas dan transparansi dalam pembentukan kebijakan.

5. Prospek ke Depan

Tidak perlu dikatakan lagi bahwa membuka proses sejak dini berarti, bagi administrasi, “menunjukkan sesuatu yang belum final,” yang menimbulkan resistensi psikologis di dalam lembaga. Ada logika tertentu dalam sikap hati-hati untuk mempublikasikan informasi yang masih dalam pertimbangan, dan batasan apa dan seberapa banyak yang harus diungkap harus dirancang dengan cermat untuk setiap tema. Selain itu, jika tidak ada cara untuk melacak bagaimana suara yang didengar lebih awal tercermin dalam pertimbangan selanjutnya, hal ini dapat menimbulkan bentuk baru dari formalitas—“mendengarkan lebih awal” tanpa dampak.

Namun demikian, bukankah dapat dikatakan bahwa arah yang harus kami tuju sudah jelas? Tentu saja, ini bukan seruan untuk menghapus komentar publik.

Letakkan tahap sebelum komentar publik sebagai prosedur akhir, di mana pertanyaan dibagikan, informasi dibuka, dan dialog berulang. Merancang penempatan kedalaman partisipasi pada setiap tahap siklus kebijakan adalah kunci untuk melampaui formalitas pengumpulan pendapat.

Sebagai agen komunikasi antara warga dan pemerintah, kami ingin mengembangkan desain penempatan ini bersama dengan pemerintah daerah yang memiliki visi yang sama.

Informasi referensi utama

• Civic Toyooka “Silakan bagikan pendapat Anda tentang pengenalan ‘pajak akomodasi’ di Kota Toyooka!”
  https://toyooka-city.liqlid.jp/space-toyo-kankouseisaku

• Civic Toyooka “Bagaimana tarif air dan biaya penggunaan air limbah di Kota Toyooka?”
  https://toyooka-city.liqlid.jp/spacewpcloe0i

• Lisearch “Seberapa cepat hasil partisipasi warga harus dikembalikan?”
  https://liquitous.com/lisearch/article/26072002

(Penulis: Liquitous Inc., CEO Hiroyuki Kurimoto)

Catatan: Artikel ini mencerminkan kesan penulis berdasarkan informasi publik dan tidak mewakili pendapat pemerintah daerah yang disebutkan.